הקמת בל"מ- בקשה להצעת מחיר.

הקמת בל"מ – בקשה להצעת מחיר.

בתהליך בל"מ הקניין יוצר/ממיר  בקשה להצעת מחיר, קושר את הבקשה לספק המבוקש, מפיק תדפיס בל"מ ושולח לספק. 

הערה : תהליך יצירת בל"מ הוא אינו תהליך חובה בתהליך הרכש, ניתן לדלג עליו  ולהפוך את דרישת הרכש להזמנת רכש. השימוש בבקשה להצעת מחיר מקובל בעיקר כאשר הקניין מעוניין לפנות לספקים חדשים או שנדרש לקבל הצעות מחיר למוצרים /חומרים /שירותים שטרם נרכשו בעבר או שמחירם משתנה לעיתים קרובות (תלוי בורסה או תלוי תנאי שוק משתנים)

ניתן ליצור בל"מ עם סימוכין לדרישת רכש קיימת, להסכם או ללא סימוכין.

לדוגמא במידה ותרצה ליצור בל"מ עם סימוכין לדרישת רכש קיימת, 

לחץ על כפתור :

לאחר מכן תופיע חלונית נוספת שבה עליך להגדיר את מספר הדרישה הקיימת , אותה נדרש להמיר לבל"מ :

ראה דוגמא מצורפת :

לחיצה על ENTER   והנך ממשיך ליצירת בל"מ.

מספר משותף בהקמת בל"מ    (לחיצה על

בהקמת בל"מ וקשירה לספק  (ME41)  נדרש לכתוב בשדה(  Coll.No  (Collective number בכותרת הבל"מ

מספר משותף – מדובר בשדה בטקסט חופשי שיאפשר השוואה של כל הבל"מים השייכים לאותה קבוצה.

לאחר קבלת התשובות מהספקים, הקניין נדרש להזין את הצעות המחיר למערכת בטרנסאקציה  ME47 (לשם השוואה )

לאחר הזנת הצעות הספקים , הקניין מפיק השוואה של כל הצעות הספקים על מנת לבחור את ההצעה המשתלמת ביותר, שימו לב בסיס ההשוואה הוא תמיד על בסיס ההצעה הזולה ביותר !

ראה דוגמא מצורפת :

למעשה הקניין יכול  לבחור בכל אחת מההצעות , לאו דווקא ההצעה הזולה ביותר , למרות שבטבלת ההשוואה , ניתן לראות את ההצעה הזולה ביותר.

חסרון של ההשוואה שלא ניתן להשוות בין פרמטרים אחרים כגון : זמני אספקה, תנאי תשלום, רמת איכות וכיוצ"ב.

לאחר שהקניין בחר באחת מהצעות הספקים , הוא יכול להגדיר עבור האחרות שהן נדחות (טרנסאקציה  ME47  בשורת הבל"מ , נמצא אינדיקטור  דחייה (Rejection Indicator )

לאחר מכן ממשיך הספק בהפקת 'מכתב דחייה' לספק.

שימו לב למרות ששורת הבל"מ הוגדרה כנדחתה , בהמרת הבל"מ להזמנה רכש , מתקבלת ההודעה הבאה :

הודעה הופיעה כהודאת אזהרה (סימן קריאה צהוב) , לחיצה על ENTER  וניתן להמשיך ביצירת הזמנה הרכש.

לחיצה על דבל קליק על ההודעה מגלה לנו שמספר ההודעה הוא    : Message no. 06434  (אלו הודעות סטנדרטיות של סאפ שניתן לשנות בקסטומיזציה את סוג ההודעה)

אם נלך לקסטומיזיה , נוכל לשנות בקלות את ההודעה מאזהרה ל – עצירה

SPROàMaterial Management à Purchasing à Environment Dataà Define Attributes of System Messages

-à System messages

ניתן לראות שלהודעה   06-434 מופיעה סוג הודעה W (Warning)

כל שעליך לעשות זה לשנות ל- E   (ERROR)

(ראה דוגמא מצורפת )

בפעם הבאה שהקניין ינסה להמיר את הבל"מ הדחוי להזמנת רכש, תתקבל הודעת  ERROR  ולא ניתן יהיה להמשיך הלאה.

השלב הבא הוא המרת הבל"מ  הרצוי להזמנת רכש.

קסטומיזציה עיקרית  נדרשת להקמת מסמכי בקשות להצעת מחיר :

במידה ואתם בתחילתו של פרויקט יישום חדש , יש לבדוק ולתעד במסמכי האפיון לתהליכים את צרכי הארגון בנושא בקשות להצעות מחיר.

יש לבדוק האם נדרש להפריד בין סוגי מסמכי בקשה להצעות מחיר , הדרישה להפרדה בין מסמכי דרישות הרכש היא לצרכי דוחות, הרשאות ותצוגת מסך שונה , לדוגמא :

סוג מסמך-בל"מ	Number Range	תצוגת מסך (Field Selection Key)	הרשאות	קטגורית פריט מותר
ZMB –בקשה להצעת מחיר חו"ג שוק מקומי	64000000-64999999  (מספר פנימי)	שדות חובה : פריט, כמות, מועד אספקה, ספק, קניין	הקמה , שינוי ותצוגה ע"י קניין 001 (שוק מקומי)	- Standart
ZMO – בקשה להצעת מחיר – חו"ג -חול	65000000-65999999 (מספר פנימי)	שדות חובה : קבוצת חומר, דורש,קניין.	הקמה , שינוי ותצוגה ע"י קניין 002	Standart
ZSRI- בקשה להצעת מחיר – שירותים בארץ	67000000-67999999		הקמה , שינוי ותצוגה ע"י קוד קניין 003	D-SEVICES

1. הקמת סוגי מסמך בקשה להצעת מחיר :

SPROàMaterial Management à Purchasing à RFQ/Quotation  à Define document types

עבור כל מסמך בקשה להצעת מחיר  שתקימו , נדרש להגדיר איזה קטגורית פריט מותרת לסוג מסמך .

וכמו כן לאיזה סוג מסמך ניתן להמיר את הבל"מ.

2. הקמת Number Range :

SPROàMaterial Management à Purchasing à RFQ/Quotation à Define Number range

לכל מספר רץ יש בנוסף להגדיר האם הוא פנימי (מחולל ע"י המערכת) או מתקבל חיצונית.

3. הגדרת תצוגת מסך :

SPROàMaterial Management à Purchasing à RFQ/Quotation à Define Screen Layout at Document Level.